Centre d’appels : 5 erreurs à ne pas commettre lors du choix d’un prestataire
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Rédacteur Htag
Le choix d’un fournisseur de services téléphoniques est nécessaire pour des raisons financières, mais aussi pour la croissance et la flexibilité de l’entreprise. À ce stade, il y a des paramètres à prendre en compte pour réussir, mais aussi des erreurs à éviter. Cet article vous montrera 5 erreurs importantes à éviter lors du choix d’un fournisseur de téléphonie VoIP.
Mettre en place la solution choisie sans communication ni formation
Créer un centre d’appels nécessite un véritable partenariat pour améliorer l’efficacité de votre équipe et assurer une satisfaction optimale. C’est pourquoi vous devez communiquer avec la solution de téléphonie VoIP et la pédagogie que vous choisissez. Dans cet esprit, ne commettez pas l’erreur de forcer la solution que vous avez choisie. Prenez le temps d’en discuter avec différents partenaires afin de créer un environnement de travail propice à l’atteinte de vos objectifs. Vous pouvez même répondre à un petit sondage ensemble pour en savoir plus sur le fournisseur de services que vous avez choisi. Vous pouvez vous référer aux références pour avoir une idée de son fonctionnement.
Blocage budgétaire sans estimation des coûts cachés
Des événements inattendus se produisent toujours dans un projet d’implémentation de logiciel de centre d’appels. Par conséquent, vous devez éviter de créer un budget sans estimer les coûts cachés. Ces coûts deviennent encore plus importants si vous n’avez pas pris le temps d’analyser attentivement les termes du contrat. La plupart du temps, vous n’aurez pas de problème, mais avec des taux d’intérêt très bas, vous pouvez vous attendre à de mauvaises surprises. Cette situation est encore plus fréquente avec les offres provenant de l’étranger. Vous devrez peut-être payer des frais auxquels vous ne vous attendiez pas. Ces frais peuvent être de nature différente. Par conséquent, vous devriez toujours prendre le temps de rechercher ce point. Sinon, vous risquez de faire face à des situations difficiles.
Ne pas avoir d'équipe de projet dédiée
L’une des plus grandes erreurs que vous puissiez commettre lors du choix d’un fournisseur de logiciels de centre d’appels est de ne pas avoir d’équipe de projet. C’est un critère important pour atteindre l’objectif. Grâce à l’abonnement, vous pourrez déterminer la meilleure façon de choisir un fournisseur de services. L’équipe a pris en compte toutes les caractéristiques inhérentes au projet afin de bien situer la mission du prestataire et de prêter attention aux références du prestataire. Elle n’hésite pas non plus à évaluer les pratiques de clients particuliers. Ceci est important pour répondre aux attentes des entreprises.
Prendre le temps de hiérarchiser les critères obligatoires peut limiter la liste des fournisseurs de services. L’équipe du projet peut vous aider à choisir la société VoIP qui correspond le mieux à votre façon de travailler, à vos attentes et à vos besoins. L’objectif de l’équipe de projet est toujours de rassembler les compétences nécessaires pour atteindre l’objectif.
Manque de soutien administratif et de soutien technique à la gestion
Avoir un soutien administratif technique est extrêmement bénéfique dans toute organisation. Pour obtenir le soutien de la direction, vous devez lui montrer que vos choix contribuent à l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Vous devez également décrire les risques identifiés et comment les gérer. Il faut aussi s’assurer que le prestataire sera une source de motivation pour l’équipe. Lorsque vous choisissez un fournisseur de logiciel de centre d’appels, vous devez toujours obtenir l’approbation de votre responsable. Ceux-ci ont tendance à se concentrer sur le coût de l’adoption de la technologie. Ils peuvent rejeter votre soutien s’ils pensent qu’il est trop élevé. Mais si le prix est raisonnable, il n’y a aucune raison de ne pas l’honorer, surtout si l’offre du fournisseur est convaincante.
Gardez toujours la discussion et la communication séparées afin que tout le monde accepte vos choix. Selon la mission, le fournisseur devrait être en mesure de vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux.
Ignorer les besoins des utilisateurs et des clients
Avant de vous lancer dans la recherche d’un prestataire pour votre centre d’appels, prenez le temps d’identifier les différents besoins des entreprises, mais aussi des utilisateurs et des clients. C’est ainsi qu’une adéquation parfaite entre l’offre et la demande peut être garantie. Décidez si vos utilisateurs ont besoin d’un service client 24/7 , d’une assistance technique, d’un remarketing et d’un service d’assistance, etc. Tous ces points sont cruciaux lors du choix d’un prestataire. Ce dernier pourra vous guider, car il connaît très bien la relation client. Toutefois, prenez le temps de rechercher vos objectifs, car votre centre d’appels doit répondre à leurs attentes.
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