5 étapes clés pour passer à la téléphonie VoIP
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Rédacteur Htag
Alors que France Télécom a annoncé la fin des lignes sur le réseau traditionnel dès 2023, les entreprises doivent plus que jamais se mettre à la page et migrer vers les nouvelles technologies : VoIP, communications unifiées. Pour répondre au mieux aux besoins de ses clients, HTAG Télécom propose un grand éventail de solutions adaptées. Votre entreprise est-elle prête à faire le grand saut ? Voici comment passer à la téléphonie VoIP en 5 grandes étapes !
Étape 1 : l’évaluation de vos besoins en VoIP
Avant toute chose, il convient de faire le point sur l’ensemble des services téléphoniques déjà présents dans votre entreprise. Votre fournisseur VoIP Le Havre peut procéder à une évaluation ligne par ligne, sans oublier les télécopieurs analogiques ou connexions Internet utilisant encore un ancien modem bas débit. Cette première étape de vérification est un bon moyen de déterminer si ces lignes sont suffisantes et si elles ne pourraient pas être optimisées.
Votre but ultime est de faciliter le travail de vos équipes afin d’améliorer leur productivité. Ainsi, quels que soient vos besoins (utiliser plusieurs numéros internationaux depuis le même terminal, pouvoir téléphoner et travailler de partout dans le monde, enregistrer et réécouter tous les appels…), discutez-en en détails avec votre fournisseur pour trouver la solution la plus adaptée.
Étape 2 : le choix du fournisseur de téléphonie VoIP
Maintenant que vos besoins sont clairement définis, il reste à trouver le bon fournisseur VoIP pour répondre au mieux à l’ensemble de vos demandes. Quel est le type de solution que vous recherchez : IPBX (Internet Protocol Private Branch eXchange) ou 100% Cloud ? Chaque méthode comporte ses avantages et ses inconvénients, donc n’hésitez pas à en parler à votre fournisseur, qui saura vous guider et vous conseiller.
Une solution IPBX vous permet certainement de gagner en modernité par rapport aux anciens standards téléphoniques PABX. Toutefois, ce ne sera pas votre premier choix si vous souhaitez digitaliser votre entreprise.
A contrario, une solution VoIP entièrement dématérialisée, hébergée sur le cloud, vous offre une mise en place facile et rapide. Vous pourrez également gérer l’ajout de nouveaux collaborateurs sans l’intervention de l’équipe IT. Avec un standard téléphonique 100% virtuel, vous pourrez adapter en temps réel le nombre de lignes en fonction de vos besoins, même de manière temporaire.
Étape 3 : déploiement de la téléphonie VoIP
Pour un déploiement efficace, commencez par la création des comptes administrateurs. Ensuite viennent ceux des utilisateurs regroupés en équipes, en déterminant les droits et les fonctionnalités disponibles pour chacun.
Configurez ensuite les paramètres d’appels. Il peut s’agir des messages d’accueil, de votre Service Vocal Interactif (SVI), ou encore des plages horaires de disponibilité des utilisateurs. Elles sont particulièrement importantes si vous opérez des marchés internationaux (considérez les décalages horaires).
HTAG Télécom vous offre évidemment un accompagnement pas à pas, afin d’optimiser le déploiement de votre nouvelle solution VoIP.
Étape 4 : former vos équipes à la nouvelle solution de téléphonie
Ça y est, votre nouvelle solution VoIP est installée ! Il faut maintenant s’assurer que vos collaborateurs se sent à l’aise avec leur nouvel outil de travail. Pour cela, une seule solution : la formation. En effet, pour profiter pleinement et rapidement de tous les avantages de vos nouvelles fonctionnalités VoIP, prévoyez des sessions de formation, par métier et par équipe.
Étape 5 : analyser des données
La dernière étape est de mesurer l’efficacité de vos nouvelles solutions de téléphonie VoIP. Pour cela, rien de plus simple, car toutes les données d’utilisation de vos collaborateurs sont déjà présentes. En effet, les divers tableaux de bord vous permettent de comparer les indicateurs de performance par rapport à vos objectifs. Vous pourrez ainsi établir aisément un premier bilan grâce aux résultats obtenus.
Vous avez maintenant tout ce qu’il vous faut pour passer à la téléphonie VoIP sans accrocs. Faites confiance à HTAG Télécom pour l’installation et la maintenance de votre téléphonie d’entreprise !
